Tak sedikit pekerja yang mengeluh saat merasa rapat tim yang dihadiri berjalan membosankan – atau lebih parah, terkesan tak memberikan hasil apa-apa. Bagaimana solusinya?
Seringkali, kita terjebak di dalam team meeting yang berjalan molor alias tak sesuai dengan jadwal yang telah dirancang sebelumnya. Belum lagi jika diselingi dengan berbagai ‘gangguan’ lainnya, misalnya seperti ketidaklengkapan peserta rapat dan selipan obrolan di luar topik diskusi.
Bila kita berada di sebuah tim kerja yang kecil, mungkin rapat akan lebih mudah untuk dijalankan. Namun, bagaimana jika perusahaan berkembang semakin besar? Tentu, akan sulit untuk memastikan semua divisi dapat bekerja dengan selaras. Untuk itu, dibutuhkan rapat tim yang efektif agar semua pekerja mendapatkan informasi yang sama, solusi masalah serta tetap fokus akan tujuan bersama.
Nah, di bawah ini Hitsss akan memberikan 4 kiat sukses mengenai hal yang wajib diperhatikan sebelum memulai rapat tim. Berikut ulasannya.
Awali dengan sampaikan tujuan
Tentu, setiap pekerja memiliki banyak rapat yang harus dijalani setiap harinya, baik dengan rekan kantor maupun klien. Karena itu, mengawali rapat tim dengan menyampaikan strategic goal yang hendak dicapai akan membantu para peserta untuk memusatkan perhatian mereka terhadap tujuan yang hendak digali.
Prinsip ‘Less is More’
Ketika tim kerja tergolong kecil, semua orang cenderung lebih aware akan situasi yang dihadapi. Namun, hal tersebut sulit terjadi ketika tim berkembang besar. Untuk itu, terapkanlah aturan rapat tim yang sederhana, yakni ‘Less is More’.
Rapat tim tidak harus terkesan memusingkan. Aturlah jadwal tetap dengan targeted topic. Misal, rapat tim selalu dilakukan di hari Senin. Topik pun dibuat berotasi: topik data pemasaran untuk minggu pertama, topik pengelolaan budget untuk minggu kedua, dst. Dengan begitu, tiap tim (terutama yang berhubungan dengan topik terkait) bisa lebih mempersiapkan diri.
Buat semua anggota terlibat
Umumnya, rapat tim dianggap momok; membosankan dan tak ada yang mau berbicara. Padahal, sebuah rapat disebut produktif bila mampu membuat semua peserta merasa terikat dan terlibat di dalam ajang diskusi.
Maka, penting untuk mendorong budaya rapat yang aktif bagi semua. Salah satu contoh termudah ialah membiarkan rapat tim dipimpin oleh orang-orang yang berbeda – sesuaikan latar belakang dengan topik yang hendak dibahas. Akan lebih efektif bukan, jika rapat dipimpin oleh orang yang benar-benar menguasai topik?
Rapat = Diskusi
Untuk menghadiri rapat, sebenarnya para peserta sedang mengorbankan waktu mereka untuk bekerja. Maka, jika rapat selanjutnya hendak membahas sebuah data, ada baiknya untuk menyebarkan data tersebut beberapa hari sebelumnya.
Selain menghemat waktu rapat, meeting juga akan berjalan lebih efektif karena mendapatkan banyak masukan dari peserta yang telah membaca data. Ingat, rapat tim diadakan untuk berdiskusi, mencari solusi bukan hanya sekedar menyampaikan data. [ht/ap]
