Sebuah presentasi rasanya tak lengkap bila tanpa ada sesi tanya jawab mengikutinya. Dalam sesi tanya jawab itu, audiens bisa mendapatkan informasi yang sebelumnya kurang lengkap, juga membuat pesan dari pembicara tersampaikan dengan lebih kuat. Terkadang, gagasan yang muncul dalam sesi tanya jawab malah lebih berbobot daripada presentasi itu sendiri.
Sayangnya, sesi tanya jawab juga bisa menimbulkan dampak negatif. Dalam kondisi tertentu, pertanyaan yang muncul bukannya memberi nilai tambah pada materi, tapi justru bisa menimbulkan rasa frustrasi.
Sebagai pembicara, kamu harus selalu siap menghadapi segala kondisi agar presentasi berjalan lancar. Inilah tiga jenis pertanyaan yang bisa mengganggu presentasimu dan cara mengatasinya.
Pertanyaan yang tidak berkualitas
Beberapa orang mungkin akan mengatakan padamu bahwa tidak ada yang namanya pertanyaan bodoh. Tapi pada praktiknya memang ada beberapa pertanyaan yang tidak seharusnya dilontarkan. Misalnya bila pertanyaan itu sama sekali tidak relevan dengan topik yang disajikan.
Contoh lain misalnya bila pertanyaan tersebut terlalu spesifik sehingga tidak memberikan manfaat kecuali kepada si penanya sendiri. Terkadang penanya berbicara ngalor ngidul terlalu panjang sampai-sampai kita pun bingung sebenarnya apa yang dia tanyakan. Atau lebih buruk lagi, pertanyaan itu dilontarkan dengan tujuan untuk menjatuhkan pembicara.
Dalam situasi seperti ini, yang bisa kamu lakukan adalah mengucapkan kembali pertanyaan itu, namun tidak sama persis. Susun ulang pertanyaan itu agar kamu bisa memberi jawaban yang tidak melenceng ke luar topik. Pertanyaan yang tidak berkualitas biasanya muncul karena anggota hadirin ingin didengar, bukan karena benar-benar butuh jawaban.
Pertanyaan yang tidak bisa kamu jawab
Ada dua alasan mengapa kamu tidak bisa menjawab sebuah pertanyaan. Pertama karena kamu tidak paham apa pertanyaannya, kedua karena memang kamu tidak punya jawabannya. Bila hal ini terjadi, maka solusi yang terbaik adalah bersikap jujur.
Sumber: Sandra Lawes
Bila memang kamu tidak paham pertanyaannya (misal karena suara kurang keras atau kalimatnya tidak jelas), kamu perlu mengonfirmasi kembali pada si penanya. Jangan jaim dan pura-pura paham, bisa-bisa kamu malah memberi jawaban yang tidak nyambung dan mempermalukan dirimu sendiri.
Tidak bisa menjawab pertanyaan memang menunjukkan bahwa kamu kurang menguasai materi, tapi jangan khawatir. Balikkan keadaan dengan cara menawarkan untuk memberi jawaban di lain waktu. Setelah kamu menemukan jawabannya, kamu bisa memberi follow-up yang sekaligus menjadi kesempatan networking.
Pertanyaan yang tidak ada habisnya
Setelah kamu menjawab sebuah pertanyaan, ada kemungkinan si penanya belum puas. Ia kemudian mengikuti pertanyaan itu dengan pertanyaan lain, bahkan mungkin berulang kali. Bila pertanyaan lanjutan ini sifatnya hanya klarifikasi tentang isi jawabanmu sebelumnya, itu masih bisa diterima. Tapi kalau penanya sudah mulai menambah-nambah topik atau bahkan berdebat, itu artinya presentasimu sedang dibajak.
Situasi seperti ini mengharuskanmu berani tegas untuk menghentikan pertanyaan bila sudah mulai terasa berlebihan. Bila ia masih belum puas, katakan, “Nanti kita bisa diskusikan lagi setelah acara selesai.” Cara seperti ini bisa membuat pertanyaan berhenti, namun tidak membuat penanya merasa direndahkan atau diabaikan.
Bila kamu sudah sering melakukan presentasi dan tahu cara menangani sesi tanya jawab dengan baik, kamu akan merasa bahwa tanya jawab itu menyenangkan. Terkadang tanya jawab malah membuat audiens lebih bersemangat daripada sesi presentasinya, apalagi bila membahas isu yang langsung bisa diterapkan di bisnis mereka. Manfaatkan sesi tanya jawab sebaik-baiknya, dan jangan lupa untuk selalu mengendalikan situasi. [tia/ap]
Sumber: Kindra Hall/The Muse
