Waktu adalah uang. Pepatah ini sudah sering kita dengar, tapi pada kenyataannya kita mungkin masih banyak melakukan kegiatan yang menghamburkan waktu. Salah satunya rapat.
Rapat memang penting untuk koordinasi, tapi terkadang juga mendatangkan dampak buruk bagi produktivitas. Rapat dapat memotong waktu kerja kita, mengganggu jadwal kegiatan, bahkan merusak konsentrasi seharian. Lebih parah lagi, rapat mungkin hanya mengulang informasi yang sebenarnya kita sudah tahu.
Zaman sudah berubah. Kini kita hidup di era serba cepat dan dinamis. Ada hal-hal yang bisa kamu terapkan untuk membuat rapat semakin efisien, bahkan menjadikannya alat untuk meningkatkan kualitas SDM perusahaan. Simak caranya di bawah.
Biasakan hadir lebih awal dari jadwal
Salah satu cara termudah efisiensi adalah memastikan rapat mulai tepat waktu. Artinya, kamu harus menanamkan kebiasaan pada para karyawan untuk hadir di tempat sebelum waktu rapat. Bila rapat dijadwalkan mulai pukul 11.00, semua orang harus hadir selambat-lambatnya pukul 10.55.
Rapat tidak bisa dimulai secara instan. Kamu pasti butuh persiapan dan pengondisian sebelumnya. Bila anggota rapat berkumpul tepat pukul 11.00, artinya rapatmu baru akan mulai beberapa menit setelah itu. Mereka terlihat seperti tepat waktu, padahal mereka membuat rapat terlambat bagi semua orang.
Tanamkan kebiasaan pada karyawan untuk tiba lima menit lebih awal bila ada rapat. Beri tahu mereka bahwa datang tepat waktu adalah tanda rasa hormat, baik terhadap rekan-rekan kerja maupun terhadap perusahaan.
Tak semua orang harus hadir dalam rapat
Untuk apa hadir dalam rapat bila kamu sudah tahu semua informasi yang akan disampaikan dalam rapat tersebut? Atau bila kamu tak punya urusan apa pun di sana? Lebih baik mengerjakan hal lain, bukan?
Seberapa penting rapatmu? Gunakan diagram ini untuk membantu | Sumber Gambar: Vox Teneo
Hindari pemborosan waktu dengan mengizinkan karyawan tidak ikut rapat bila memang tak ada manfaatnya. Bagikan agenda rapat beberapa hari sebelumnya, kemudian biarkan mereka menentukan apakah perlu hadir atau tidak. Tentunya mereka harus bertanggung jawab atas keputusan tersebut, tidak bisa sekadar absen rapat karena malas.
Lebih radikal lagi, kamu bisa mengizinkan partisipan untuk masuk dan keluar rapat di tengah-tengah. Misal kamu mengagendakan diskusi tentang marketing akan berlangsung pada 30 menit terakhir rapat. Para anggota tim marketing hanya perlu datang di 30 menit tersebut, tidak perlu dari awal rapat.
Dengan cara ini setiap karyawan benar-benar hanya akan mengikuti rapat sesuai kebutuhan mereka saja. Tapi untuk menerapkannya kamu butuh pengaturan waktu yang sangat ketat. Jadi pertimbangkanlah dengan baik apakah cara ini cocok di perusahaanmu atau tidak.
Bentuk panitia kecil untuk suasana baru
Karyawan di suatu jabatan umumnya akan mengerjakan hal yang sama terus, kecuali ia naik pangkat atau pindah ke divisi lain. Rutinitas ini bisa memunculkan rasa jenuh. Tapi kamu bisa memanfaatkan rapat untuk mengurangi kejenuhan itu, caranya dengan menunjuk karyawan untuk menjadi panitia rapat.
Panitia bisa bermacam-macam, mulai dari sekadar moderator, sekretaris, hingga tenaga logistik yang mempersiapkan peralatan. Selain melepaskan diri dari rutinitas, kepanitiaan kecil ini menjadi wadah untuk mencoba hal baru dan mengembangkan potensi yang selama ini terpendam.
Peran moderator, misalnya, mendorong kemampuan karyawan berbicara dan mengendalikan audiens. Peran sekretaris dapat melatih kemampuan fokus dan meringkas rapat menjadi poin-poin penting. Ini terutama bermanfaat bagi karyawan baru, karena ia akan merasa dipercaya dalam tugas yang melibatkan banyak orang.
Lakukan rapat secara online
Teknologi mengubah zaman, termasuk cara kita melakukan rapat. Dengan semakin meningkatnya jumlah pekerja outsource, freelance, dan remote, rapat virtual alias online pun menjadi semakin lumrah. Rapat online bahkan bisa jadi lebih baik daripada bertemu muka, asalkan kamu melakukannya secara benar.
Agar rapat online efektif, kamu harus sadar bahwa kamu tidak bisa berkomunikasi dengan cara yang sama dengan bertemu muka. Apalagi bila rapatmu berbentuk conference call tanpa tampilan visual. Pastikan kamu berbicara dengan jelas dan berikan jeda setiap beberapa saat agar partisipan bisa memberi tanggapan.
Memberi respons-respons kecil seperti “ya”, “hmm”, atau sejenisnya juga penting. Ini menunjukkan bahwa kamu mendengarkan pembicara, dan tidak sedang AFK (away from keyboard).
Jangan lupa, sesuaikan caramu melakukan presentasi. Ada banyak tool gratis untuk membantu hal ini, seperti Google Docs, screen sharing, dan lain-lain. Menyalin dan mengirim dokumen sangat mudah dilakukan secara online, tapi untuk presentasi yang sifatnya interaktif mungkin kamu perlu memutar otak sedikit.
Perkuat semangat, komunikasi, dan fokus
Terlepas dari apa topik yang kamu angkat, rapat punya fungsi umum yang sangat positif, seperti:
- meningkatkan semangat
- komunikasi
- menyatukan visi para karyawan di perusahaan
Kamu bisa mengadakan rapat besar secara berkala untuk menyatukan karyawan dari berbagai divisi dan mengajak mereka berkomunikasi. Di forum ini, karyawan bisa menyuarakan keluhannya, memberi ide, atau sekadar menunjukkan apresiasi pada mereka yang berprestasi. Rapat demikian akan memberi suntikan moral yang baik.
Stand-up meeting bisa jadi pilihan untuk rapat yang kecil dan singkat | Sumber Gambar: 360logica
Bila perusahaanmu sudah terlalu besar, rapat seluruh karyawan mungkin sulit. Kamu bisa membagi rapat besar ini ke dalam beberapa divisi. Sesuaikan saja dengan kemampuan dan kapasitas ruangan yang kamu miliki.
Rapat tak harus besar. Pertemuan kecil lima sampai tujuh menit di awal hari saja sudah bisa menimbulkan semangat yang tinggi. Di berbagai perusahaan, apel pagi digunakan untuk olahraga ringan dan meneriakkan yel-yel agar karyawan memulai hari dengan bergairah.
Untuk meningkatkan fokus karyawan, caranya adalah dengan menunjukkan progres pertumbuhan perusahaan dalam rapat berkala. Tunjukkan apa kontribusi yang mereka hasilkan, dan ingatkan kembali para karyawan apa visi-misi yang ingin kalian raih. Visi yang sejalan akan membuat karyawan lebih merasa memiliki perusahaan.
Retret khusus leader untuk menegaskan visi
Retret telah lama menjadi acara populer untuk menjalin ikatan di kalangan team leader, menyatukan visi, sekaligus refreshing. Tapi kamu harus ingat bahwa refreshing bukanlah tujuan utama retret ini. Tujuan utamanya adalah memancing otak untuk berpikir bebas dan mencapai kesepakatan tentang arah perusahaan ke depannya.
Manfaatkan retret untuk menjalin diskusi sedetail mungkin di kalangan team leader (manajer). Buat gambaran akan seperti apa perusahaanmu dalam tiga tahun, setahun, serta enam bulan ke depan. Jalin ikatan yang kuat antara para leader, dan ciptakan visi yang jelas. Pada dasarnya retret adalah rapat juga, namun dengan suasana berbeda.
Contoh kegiatan yang bisa kamu adakan dalam retret (selain diskusi bebas) adalah sesi sharing antar para leader. Tiap leader mungkin memiliki gaya manajemen berbeda, tergantung dari divisi yang mereka bawahi. Kamu bisa saling berbagi apa saja metode yang mereka terapkan, apa kelebihan dan kekurangannya.
Perubahan zaman menuntut kita untuk menerapkan gaya manajemen yang lebih dinamis dan efisien. Semakin efektif caramu menggelar rapat, semakin sedikit waktu kerja yang terbuang sia-sia. Dengan penerapan yang baik, rapat bahkan dapat menjadi alat untuk meningkatkan skill serta semangat kerja para karyawan.
Bila kamu bisa mendorong para karyawan untuk menentukan sendiri apa kontribusi mereka dalam rapat, serta kapan mereka tak perlu ikut, itu akan baik sekali. Jarang ikut rapat belum tentu artinya karyawan malas. Justru tahu kapan dirinya dibutuhkan atau tidak adalah tanda karyawan yang berani mengambil keputusan dengan efektif. [tia/ap]
