Tips Berkolaborasi dengan Klien yang Menyebalkan

Kolaborasi dengan klien adalah sebuah hal yang lazim terjadi di tempat kerja. Dalam prosesnya, kolaborasi tersebut memang tidak selamanya mulus. Ada kolaborasi yang lancar antara kedua belah pihak atau lebih, namun ada juga yang kadang kala mengundang konflik.

Walau begitu, apa pun proses yang mengiringi terjadinya sebuah kolaborasi, kamu akan mendapatkan hasil yang memuaskan begitu kamu berhasil mengerjakan sebuah pekerjaan.

Tetapi bagaimana jika kita harus bekerja sama dengan klien yang menyebalkan? Pasti sebagian besar dari kamu pernah bekerja dengan mereka.

Klien yang sepertinya tidak pernah mengetahui proses kerjamu, mereka yang memiliki rencana besar namun tidak realistis, serta ketiadaan pengalaman membuat jenis klien tersebut menjadi sebuah paket komplet yang seakan-akan mustahil untuk diajak bekerja sama.

Tapi sayangnya, bisnis adalah bisnis. Tidak bisa dipungkiri bahwa mereka adalah sumber pendapatan perusahaan yang tidak bisa kita lepas begitu saja. Tanpa adanya mereka, kamu tidak akan memiliki pemasukan untuk menjalankan perusahaanmu. Tanpa mereka, hidupmu sebagai seorang profesional akan menjadi kurang berwarna.

Jadi bagaimana cara untuk berkolaborasi dengan klien yang menyebalkan tanpa harus menjadi frustrasi?

Komunikasi adalah kunci

Sumber: Pexels

Tip berikut ini mungkin akan sedikit kedengaran seperti nasihat untuk pernikahan, karena memang begitulah adanya. Kolaborasi antara tim dengan klien bagaikan sebuah hubungan yang intim antara dua insan. Dan sebuah hubungan yang baik memerlukan upaya komunikasi yang sempurna.

Ketika kamu tidak dapat mengomunikasikan ekspektasi, niat, dan deadline kepada klien, sebuah kolaborasi akan gagal dan kerja sama yang baik tidak akan terbentuk.

Apabila klien kamu tidak puas dengan hasil kerjamu, dengarkan apa yang mereka keluhkan dan jangan potong pembicaraan mereka. Apabila diperlukan, kamu juga dapat mencatat apa keluhan mereka. Ketahui betul MENGAPA mereka tidak puas.

Ketika mereka telah usai berbicara, kini giliranmu untuk bicara:

• Mulailah untuk mengulas kembali poin-poin yang menjadi pokok pembicaraan mereka. Ini akan membuat klien merasa kamu telah mengerti apa yang mereka sampaikan dan membuat mereka merasa didengar.
• Ungkapkan ide dan strategimu kepada klien untuk membuat komunikasi menjadi lebih efektif,
• Mintalah klarifikasi ketika dibutuhkan.
• Jangan takut juga untuk meminta agar mereka dapat menyampaikan berbagai gagasan mereka kepadamu.
• Semakin sering kamu mengungkapkan apa yang kamu harapkan, kamu akan semakin mudah untuk mengerjakan setiap penugasan yang diberikan oleh mereka.

Jangan menyalahkan diri sendiri dengan permintaan maaf

Sumber: Pixabay

Mengalah terkadang menjadi jalan keluar terbaik bagi sebuah konflik. Akan tetapi jika kamu sedang menghadapi klien, terkadang permintaan maaf justru dapat menjadi bumerang bagimu.

Penggunaan kata maaf dalam sebuah argumen dengan klien akan menempatkanmu di posisi yang lemah, yang membuat mereka memandangmu dengan sebelah mata.

Bahkan ketika kamu ada di posisi pembuat kesalahan, masih banyak cara lain yang dapat kamu gunakan untuk memperbaiki keadaan dibandingkan langsung mengucapkan permintaan maaf.

Daripada kamu menggunakan: “Kami mohon maaf atas (blablabla). Kami berjanji hal tersebut tidak akan terulang kembali.”

Kamu dapat menggunakan: “Sangat disayangkan bahwa (blablabla) dapat terjadi. Tim kami sadar bagaimana hal tersebut berdampak pada bisnis Anda, dan kami berterima kasih atas kesediaan waktu Anda menunggu kami menyelesaikan permasalahan ini.”

Pada pernyataan kedua kita menggunakan kata-kata “sangat disayangkan” untuk menyatakan penyesalan dan menggunakan kata-kata seperti “terima kasih atas kesediaan” untuk menanamkan sugesti psikologis yang positif di pikiran klien.

Bahkan ketika mereka tidak memiliki kesediaan untuk menunggu, penggunaan kata-kata positif tersebut biasanya akan mengubah pola pikir mereka — dari yang awalnya negatif menjadi positif.

Jaga kontrol pekerjaan dari klien

Sumber: Pexels

Satu dari kesalahan terbesar konsultan atau agensi adalah dengan membiarkan klien mengendalikan seluruh pekerjaan sejak awal. Ingatlah, mereka mempekerjakan konsultan dan agensi karena mereka menginginkan dan membutuhkan panduan darimu. Jangan biarkan klien kehilangan respek dan kepercayaan terhadapmu hanya karena mereka menganggapmu kurang kompeten.

Dengan memiliki kontrol penuh atas seluruh pekerjaan, kamu akan menunjukkan bahwa kamu adalah seorang pemimpin yang percaya diri dan kompeten — yang membuat klien mempercayakan kendali pekerjaan kepadamu.

Kontrol tersebut dapat memiliki banyak bentuk dan terkadang sulit untuk dijalankan karena membutuhkan dominasi serta perilaku asertif sambil tetap menjaga ketenangan dan profesionalitasmu dan tim. Contohnya:

• Kamu dapat memegang kendali atas jadwal proyek dan mengatur tanggal deadline berdasarkan target yang masuk akal.
• Kamu juga dapat menjelaskan kepada klien tentang alur kerja dari setiap proyek baik lewat telepon maupun meeting langsung.
• Jangan ragu untuk menegur mereka apabila mereka berbicara di luar topik atau ketika mereka telat datang meeting.
• Sebagai balasannya, kamu harus proaktif dengan membuat laporan serta strategi mingguan kepada mereka agar semua tetap transparan dan jelas.

Pertahankan apa yang telah kamu kerjakan

Sumber: Pexels

Setelah rentetan peluncuran produk yang sukses, campaign di media sosial yang viral, serta berbagai desain iklan yang mengundang decak kagum dari publik, masih ada saja klien yang mengeluh bahwa pekerjaanmu masih ada di bawah standar ekspektasi mereka. Momen inilah yang terkadang sering membuat kita ingin berteriak dan mengamuk karena perasaan tidak dihargai.

Jangan lakukan hal tersebut. Walau begitu, kamu juga jangan langsung menelan omongan tersebut bulat-bulat.

Klien mempekerjakan kamu karena kamu memiliki keahlian dan tool untuk mengerjakannya. Gunakan aset yang kamu punya tersebut. Ketika kamu tidak setuju dengan apa yang menjadi usulan klien, jangan takut untuk menyampaikannya kepada mereka.

Sering kali klien juga berasumsi sesuatu yang bahkan ada di luar kemampuan mereka. Tugasmu adalah untuk mengingatkan mereka bahwa kamu tahu betul tentang apa yang sedang kamu kerjakan. Apabila kamu merasa pekerjaanmu memang berkualitas baik, tetaplah lakukan hal tersebut.

Semua orang — termasuk klien — akan menghargai seseorang yang memiliki keberanian untuk mempertahankan apa yang mereka yakini. Tetapi kembali lagi, aspek komunikasi memegang peranan terpenting di sini. Sampaikan aspirasimu dengan data yang telah terbukti untuk menghindari argumentasi antara kamu dan klien.

Tidak ada seorang pun yang senang apabila hasil kerjanya dikritik oleh seseorang yang — mungkin — tidak mengetahui apapun tentang yang kamu kerjakan.

Tetaplah tenang dan selesaikan semua pekerjaan

Sumber: Pexels

Konflik adalah bagian dari menjalankan bisnis, tetapi bagaimana kamu menyikapinya adalah sebuah faktor terbesar yang akan menentukan masa depan dari hubunganmu dengan klien.

Sebuah pepatah Tibet kuno yang mengatakan, “Klien selalu benar” masih relevan hingga sekarang. Sebagai konsultan, kamu memiliki lebih banyak hal yang harus pertahankan ketimbang melakukan konfrontasi kepada klien. Perlakuan semena-mena atau tanpa respek dapat memunculkan refleksi negatif terhadap kamu dan perusahaanmu, yang akan berdampak pada reputasi perusahaan. Karenanya, untuk menjaga reputasi ini, kamu harus memberikan pelayanan terbaik bagi klien — terlepas bagaimana pun mereka memperlakukanmu.

Satu hal yang perlu diingat adalah, ketika kamu memperlihatkan emosi atau sikap yang tidak bersahabat kepada orang lain, biasanya orang lain juga akan memperlakukan hal yang sama kepadamu.

Apabila kamu merespons seseorang dengan amarah, jangan harap mereka akan berlaku baik kepadamu. Di sinilah kecerdasan emosional mengambil peranan untuk meredakan perseteruan yang terjadi.

Berikut adalah beberapa tip yang dapat kamu gunakan:

• Jaga nada suara yang tenang dan profesional ketika sedang berbicara sambil menjaga agar dirimu tetap asertif.
• Hindari pemanggilan nama langsung atau menunjuk-nunjuk lawan bicara.
• Jangan mengucapkan atau menuliskan hal-hal yang berpotensi menjadi bumerang bagi dirimu.
• Selalu selesaikan perseteruan melalui pertemuan langsung atau lewat telepon. Email dan instant messaging bukan jalan terbaik untuk menyelesaikan konflik karena dapat sangat berpotensi untuk memunculkan kesalahpahaman.

Agar kamu dapat mengerti bagaimana klien bekerja, tempatkan dirimu pada perspektif mereka. Lakukan yang terbaik untuk dapat memenuhi apa yang menjadi keinginan mereka sambil tetap menjaga profesionalitas serta integritasmu dalam bekerja. Tetaplah jujur dan transparan sebisa mungkin tanpa membawa hal-hal yang berbau personal.

Buat mereka mengetahui betul bahwa kamu benar-benar menghargai bisnismu, bahkan ketika kamu tidak bisa memenuhi permintaan mereka saat ini. Jaga agar seluruh interaksi dengan mereka tetap profesional serta sopan. Niscaya, klien akan memahamimu.

Bagaimana dengan kamu? Apakah kamu memiliki tip tersendiri ketika sedang menghadapi klien yang menyebalkan? Bagikan kepada kami pada kolom komentar di bawah! [tia/ap]